SEEYA
Back-Office y Estrategia
Transformación integral de agencia creativa abarcando 8 módulos: estructura organizacional, finanzas, automatización de procesos, marketing, gestión de proyectos, ventas, recursos humanos y tecnología.
Seeya Creative Agency
Seeya es una agencia creativa que ofrece servicios de branding, diseño, desarrollo web, producción audiovisual y estrategia de contenido. Con un equipo multidisciplinario y una cartera creciente de clientes, la agencia necesitaba profesionalizar sus operaciones.
A lo largo de 5 años, se diseñó e implementó una transformación integral que abarcó desde la estructura organizacional hasta la automatización de procesos, pasando por finanzas, marketing propio, gestión de proyectos y recursos humanos.
El Punto de Partida
Como muchas agencias creativas en crecimiento, Seeya operaba con procesos informales y herramientas desconectadas. El talento creativo era sólido, pero la operación era reactiva: sin sistemas, sin métricas, sin estructura que permitiera escalar de forma sostenible.
Transformación por Módulos
La transformación se estructuró en 8 módulos independientes pero interconectados, implementados de forma progresiva a lo largo de 5 años. Cada módulo aborda una dimensión clave del negocio.
Estructura Organizacional
Definición de roles, organigramas, niveles de responsabilidad y procesos de toma de decisiones
Finanzas
Control financiero con P&L por proyecto, presupuestos, facturación automatizada y conciliación mensual
Automatización
Flujos con n8n y Apps Script para eliminar tareas manuales: reportes, notificaciones, sincronización de datos
Marketing Propio
Estrategia de contenido, gestión de redes sociales, SEO y generación de leads para la propia agencia
Gestión de Proyectos
Metodología de gestión con Notion como hub central: timelines, entregables, revisiones y feedback de cliente
Ventas
Pipeline de ventas, propuestas comerciales estandarizadas, CRM y seguimiento de oportunidades
Recursos Humanos
Onboarding, evaluaciones de desempeño, cultura organizacional y procesos de reclutamiento
Tecnología
Stack tecnológico, integraciones, infraestructura de trabajo remoto y gestión de herramientas
Herramientas y Automatización
Notion
Hub central de operaciones: proyectos, clientes, wikis internas, bases de datos relacionales y documentación
Hub centraln8n
Automatización self-hosted para flujos complejos: sincronización multi-app, webhooks y procesamiento de datos
AutomatizaciónApps Script
Automatizaciones dentro del ecosistema Google: reportes, alertas, procesamiento de formularios y facturación
Google WorkspaceMake (Integromat)
Integraciones entre herramientas para procesos específicos: CRM a facturación, leads a pipeline
IntegracionesAutomatizaciones Implementadas
Onboarding de Cliente
Al cerrar una venta se genera automáticamente el espacio del proyecto, carpetas, accesos y notificaciones al equipo
n8n + NotionReporte Semanal
Generación automática de resumen semanal con horas por proyecto, avance y bloqueos
Apps ScriptFacturación
Generación de facturas desde la base de proyectos con datos pre-llenados y envío automático
Apps Script + GmailLead Scoring
Evaluación automática de leads entrantes con asignación de prioridad y alerta al equipo comercial
Make + NotionResultados
Impacto por Área
Lecciones
Transformación incremental, no big bang
Implementar 8 módulos en 5 años (no en 5 meses) permite que cada cambio se asiente, el equipo lo adopte y los problemas se corrijan antes de agregar más complejidad.
Notion como sistema operativo de agencia
La flexibilidad de Notion para crear bases de datos relacionales, wikis y workflows lo convierte en el hub ideal para agencias que necesitan estructura sin rigidez de un ERP.
Automatizar lo repetitivo, no lo creativo
El mayor impacto de n8n y Apps Script está en eliminar reportes manuales, notificaciones y sincronización de datos. El tiempo liberado se reinvierte en trabajo creativo de valor.
El marketing propio de la agencia importa
Las agencias suelen descuidar su propio marketing. Dedicar un módulo específico a la estrategia de contenido y generación de leads de Seeya fue clave para el crecimiento sostenido.