Caso 02 · Fitness & Wellness · Estudio Boutique · Guadalajara MX

ELARA

Control Financiero e Inventario

Sistema integral de control financiero y gestión de inventario para estudio boutique de bienestar con 9 fuentes de ingreso simultáneas y dos modelos de abastecimiento.

Periodo Dic 2024 — En curso

Rol Asesoría Financiera

Stack Excel · Google Sheets · Nessty

$162K Facturación mensual controlada (MXN) 9 fuentes de ingreso

-80% Reducción en tiempo de cierre mensual Cierre casi automático

47 Proveedores y acreedores registrados Directorio centralizado

2 Sistemas implementados Financiero + Inventario

01 — Contexto del Negocio

Elara Movement Studio

Elara Movement Studio es un estudio boutique de bienestar integral en Guadalajara, especializado en disciplinas de movimiento consciente: Barre, Pilates Mat, Tone, Power y Stretch Lab.

Con una facturación mensual de aproximadamente $162,000 MXN y más de nueve fuentes de ingreso simultáneas — incluyendo clases, plataformas corporativas (Fitpass, Wellhub, TotalPass), eventos privados, productos y merch de marca propia — el estudio enfrentaba un reto operativo crítico.

Cliente Elara Movement Studio

Industria Fitness & Wellness

Facturación ~$162,000 MXN / mes

Interlocutores Selene Delgado y Paola Ramos

02 — Diagnóstico

El Problema

La ausencia de un sistema centralizado de control financiero y de inventario impedía visibilidad en tiempo real, toma de decisiones basada en datos y cumplimiento fiscal con los requisitos del SAT.

Financiero

Sin control centralizado

9 canales de ingreso sin visibilidad unificada

Inventario

Sin sistema de stock

Merma, sobrestock y conteos manuales

Fiscal

IVA sin automatizar

Cálculos manuales para SAT

Eventos

Rentabilidad desconocida

Sin P&L por evento individual

9 Fuentes de Ingreso

Clases Nessty

Reservas y pagos a través de la plataforma principal del estudio

Terminal Bancaria

Pagos directos con tarjeta en recepción del estudio

Fitpass

Plataforma corporativa de acceso a estudios fitness

Wellhub / TotalPass

Plataformas corporativas de bienestar laboral

Eventos Privados

Cumpleaños, despedidas, activaciones con costos variables

Productos Externos

Bebidas, snacks y productos de proveedores en consignación

Merch Elara

Ropa deportiva y accesorios de marca propia del estudio

Corporativos

Sesiones para empresas y programas de bienestar laboral

03 — Implementación 1 de 2

Sistema Financiero

Se diseñó e implementó un sistema de control financiero completo en Excel y Google Sheets, construido sobre una tabla estructurada central denominada 'Movimientos'. Este sistema unifica y categoriza de forma automática todos los ingresos y egresos del estudio provenientes de sus múltiples canales.

Tabla Central de Movimientos

Fecha

Filtrado por rangos mensuales dinámicos para reportes automáticos

Tipo: Fecha

Partida

Categorización controlada: Ingreso, Costo, Gasto Operativo, Gasto Administrativo

Tipo: Lista controlada

Monto (con IVA)

Base para todos los cálculos financieros del sistema

Tipo: Número

Facturado

Filtra movimientos para cálculo de IVA trasladado y acreditable

Tipo: Booleano

Proveedor / Cliente

Trazabilidad por entidad para control de pagos y cobros

Tipo: Referencia

Evento

Vinculación a eventos específicos para análisis de rentabilidad individual

Tipo: Referencia

Estado de Resultados en Cascada

La categorización de la columna 'Partida' permite construir automáticamente un Estado de Resultados en cascada, con meta de $40,000+ MXN mensuales de utilidad operativa ($20K por socia).

Nivel 1

Ingresos

Clases (Nessty + Terminal)
Plataformas Corporativas
Eventos Privados
Productos y Merch
Corporativos y Activaciones

Nivel 2-3

Costos y Gastos

Costo directo por ingreso
Gasto Operativo: nómina coaches ($250/clase), materiales
Gasto Adm: renta ($32K), nómina adm ($28K), software, marketing

Resultado

Utilidad Operativa

Utilidad Bruta: Ingresos - Costos
Utilidad Operativa: UB - Gastos Op - Gastos Adm
Meta: $40,000+ MXN/mes
IVA Trasladado y Acreditable automático

Motor de Fórmulas SUMIFS

El corazón analítico del sistema son fórmulas SUMAR.SI.CONJUNTO que filtran simultáneamente por tipo de partida, estado de facturación y rango de fechas mensual dinámico. Esta combinación permite que un solo archivo genere reportes mensuales automáticos sin intervención manual.

Módulos Complementarios

Catálogo de Conceptos

Lista controlada de tipos de ingreso y egreso con descripciones estandarizadas

Consistencia en captura

Directorio de Proveedores

47 registros con categoría, modelo de negocio, contacto y link a catálogo

47 registros

Directorio de Proyectos

Eventos y activaciones con presupuesto, ingreso real, costo directo y margen

P&L por evento

Reporte Mensual

Cierre que consolida ingresos por fuente, egresos, IVA y margen operativo

Automático

04 — Implementación 2 de 2

Inventario y Proveedores

Elara opera con dos modelos distintos de abastecimiento: consignación (el proveedor mantiene la propiedad hasta la venta, Elara retiene comisión del 20%) y compra directa (Elara adquiere el inventario y asume el margen completo). Se implementó un sistema de control de inventario en Google Sheets integrado con el módulo financiero.

Modelos de Abastecimiento

Consignación

Booty Cute, Murph Club (sin registro directo)
Cobasics, Extracto, Macha Bocha (con registro)
Elara recibe pago y deposita 80% al proveedor
Solo se registra comisión o ingreso total + egreso

Compra Directa

Melocotón, Botanu, Suerito, Zoé Water
Pocaris, Sam's, Mudbrew
Elara compra inventario y fija precio de venta
Ingreso neto + egreso de compra como costo

Servicios Recurrentes

Epura (agua), Totalplay, Nessty
Canva, Google Workspace
Factura mensual fija o variable
Clasificado como Gasto Adm u Operativo

Catálogo de Productos

Identificación

Nombre, categoría y proveedor con referencia al directorio centralizado

Trazabilidad completa

Pricing

Costo unitario, precio de venta y margen % calculado automáticamente

Margen automático

Stock Control

Stock actual actualizable, stock mínimo definido y alertas de reabastecimiento

Alertas automáticas

05 — Resultados e Impacto

Resultados

-80% Reducción en tiempo de cierre mensual

Días de conciliación → Casi automático

9 Fuentes de ingreso monitoreadas en tiempo real

Datos dispersos → Vista unificada

47 Proveedores y acreedores centralizados

WhatsApp y memoria → Directorio único

IVA Cumplimiento fiscal automático (SAT)

Cálculos manuales → Fórmulas SUMIFS

Impacto Detallado

Visibilidad total de canales

Por primera vez el estudio puede ver en un solo lugar cuánto genera cada canal: Nessty, Terminal, Fitpass, Wellhub, TotalPass, eventos, productos, merch y corporativos.

Rentabilidad por evento

Al vincular ingresos y costos directos a cada evento, es posible saber si un cumpleaños o activación fue rentable. Esto guía la fijación de precios y decisiones.

Márgenes reales por producto

Al distinguir consignación de compra directa, el sistema calcula el margen neto real de cada producto, identificando cuáles generan más valor.

Detección de desviaciones

El sistema permite comparar gasto real vs. presupuesto en cada categoría, identificando fugas de dinero o incrementos de costos tempranamente.

Métricas Clave del Sistema

Fuentes Monitoreadas 9 simultáneas

Facturación Controlada ~$162K MXN/mes

Proveedores Registrados 47 registros

Categorías de Gasto 4 niveles

Modelos de Inventario 2 modelos

Meta ROI por Socia $20K MXN/mes

06 — Próximos Pasos

Roadmap

API de Nessty

Integración para importación automática de ventas y reservas, eliminando la captura manual de datos de la plataforma principal.

Dashboard en Looker Studio

Visualización gráfica de KPIs en tiempo real conectado directamente a los Google Sheets del sistema financiero.

Automatización Apps Script

Reportes semanales automáticos generados mediante Google Apps Script sin intervención manual del equipo.

Conciliación Corporativas

Integración con Fitpass, Wellhub y TotalPass para conciliación automática de asistencias y cobros pendientes.