PUERTA ROSA
Control Financiero Multi-Línea
Sistema de gestión financiera integral para estudio de diseño de interiores con tracking multi-línea de proyectos, conciliación automatizada y dashboards de rentabilidad por cliente.
Puerta Rosa Interiorismo
Puerta Rosa es un estudio de diseño de interiores en Guadalajara que opera simultáneamente múltiples proyectos de diferente escala: desde remodelaciones residenciales hasta proyectos comerciales y consultoría de diseño.
Con tres líneas de negocio activas — residencial, comercial y consultoría — el estudio necesitaba un sistema que permitiera controlar la rentabilidad individual de cada proyecto mientras mantenía una visión consolidada del negocio.
El Problema
La gestión financiera del estudio se realizaba de manera fragmentada, sin un sistema centralizado que conectara presupuestos, gastos reales, cobros a clientes y pagos a proveedores. Cada proyecto era una isla de información, imposibilitando la toma de decisiones basada en datos.
Causas Raíz
Fragmentación de Herramientas
- Presupuestos en Excel sin formato estándar
- Cobros rastreados en WhatsApp y notas
- Gastos registrados en la cuenta bancaria sin clasificar
- Sin conexión entre cotización y ejecución real
Falta de Estructura Financiera
- Sin catálogo de conceptos estandarizado
- Sin clasificación de costos directos vs indirectos
- Sin separación por línea de negocio
- Sin métricas de rentabilidad definidas
Sistema Financiero en Notion
Se diseñó e implementó un sistema de control financiero completo utilizando Notion como base de datos relacional, complementado con Google Sheets para reportes y Make (Integromat) para automatizaciones. El sistema conecta proyectos, movimientos financieros, clientes y proveedores en una sola fuente de verdad.
Bases de Datos Relacionales
Proyectos
Cada proyecto con cliente, línea de negocio, presupuesto aprobado, estado y fechas clave
Base principalMovimientos
Ingresos y egresos vinculados a proyecto, con fecha, monto, categoría y comprobante
Registro transaccionalClientes
Directorio con datos de contacto, proyectos asociados y estado de cuenta por cobrar
CRM básicoProveedores
Catálogo de proveedores con especialidad, condiciones de pago y proyectos asociados
Directorio centralizadoPresupuestos
Partidas presupuestales por proyecto con monto estimado vs. ejecutado en tiempo real
Control presupuestalCobros
Calendario de pagos del cliente con fechas de vencimiento, estatus y monto pendiente
Cuentas por cobrarP&L por Proyecto
Cada proyecto genera automáticamente su propio Estado de Resultados al vincular ingresos (cobros del cliente) y egresos (compras de material, mano de obra, servicios) a través de las relaciones en Notion. Esto permite conocer la rentabilidad real de cada trabajo individual.
Cobros del Proyecto
- Anticipo inicial (% del presupuesto)
- Pagos parciales por avance
- Liquidación final
- Extras aprobados por cliente
Costos Directos
- Materiales y mobiliario
- Mano de obra especializada
- Fletes y logística
- Servicios de diseño externos
Rentabilidad
- Margen bruto por proyecto
- Desviación vs. presupuesto
- Comparativo entre proyectos
- Rentabilidad por línea de negocio
Líneas de Negocio
Residencial
Diseño y remodelación de espacios para hogar. Proyectos de mediana duración con márgenes variables según escala
Comercial
Interiorismo para negocios, restaurantes y oficinas. Proyectos de mayor presupuesto con plazos definidos por contrato
Consultoría
Asesoría de diseño por hora o por sesión. Margen alto con inversión mínima en materiales y logística
Flujos Automatizados con Make
Se implementaron flujos de automatización con Make (Integromat) que conectan Notion con Google Sheets y notificaciones, eliminando tareas repetitivas de captura y seguimiento. El objetivo: que el equipo se enfoque en diseñar, no en administrar hojas de cálculo.
Notion Central
Base de datos relacional como fuente única de verdad para proyectos, movimientos y contactos
Hub de datosMake Automations
Flujos que sincronizan nuevos movimientos, alertan sobre cobros vencidos y generan reportes periódicos
AutomatizaciónGoogle Sheets
Reportes financieros consolidados y dashboards con fórmulas para análisis de rentabilidad y flujo de efectivo
ReportesNotificaciones
Alertas automáticas para cobros próximos a vencer, pagos pendientes y desviaciones presupuestales
SeguimientoFlujos Clave Implementados
Sincronización de Movimientos
Cada nuevo ingreso o egreso registrado en Notion se refleja automáticamente en Google Sheets, actualizando el P&L del proyecto y los reportes consolidados
Notion → SheetsAlertas de Cobros
7 días antes del vencimiento de un cobro, el sistema envía una notificación con el detalle del cliente, proyecto y monto pendiente
7 días de anticipaciónReporte Mensual Automático
Al cierre de cada mes, Make genera un resumen consolidado con ingresos por línea, egresos por categoría y flujo de efectivo proyectado
Cierre mensualAlerta de Desviación Presupuestal
Cuando el gasto ejecutado de un proyecto supera el 80% del presupuesto aprobado, se dispara una alerta para revisión preventiva
Umbral al 80%Resultados
Lecciones
Notion como ERP ligero
Para estudios creativos de tamaño pequeño-mediano, Notion con bases de datos relacionales funciona como un ERP accesible que el equipo puede adoptar sin curva de aprendizaje técnica.
P&L por proyecto es transformador
Conocer la rentabilidad real de cada proyecto cambió las decisiones de pricing. El estudio descubrió que algunos proyectos residenciales operaban con márgenes negativos después de considerar todos los costos indirectos.
Automatizar el seguimiento de cobros
En industrias creativas, los cobros se postergan fácilmente. Las alertas automáticas 7 días antes del vencimiento redujeron significativamente los retrasos en pagos de clientes.
Separar líneas de negocio desde el inicio
La categorización por línea (residencial, comercial, consultoría) desde el primer movimiento permite análisis comparativos que revelan dónde enfocar recursos y crecimiento.